Kelompok : Fitri Martina, Fitria
Nurhayati, Santy Nur P, Siti Fathonah, Suci Suko R, Wiwin Fitriani A
Kelas : 3DB13
Sumber : Buku Accounting Information
Systems
Pengarang : Gelinas, Oram and
Wiggins
Abstrak
Bab ini mengajarkan anda menyiapkan dokumentasi untuk menggambarkan aspek dari sistem informasi. Kita tunjukan anda bagaimana menggambar diagram alur data dan flowchart untuk menggambarkan logika dan komponen fisik dari sistem informasi. Kita juga menjelaskan kamus data. Entri di kamus data menyangkup keterangan data, file, dan proses dalam sistem informasi. Ketika anda selesai belajar bab ini, anda seharusnya dapat menguraikan beberapa kemudahan dalam penyiapan dan menggunakan dokumentasi sistem informasi.
Bab ini mengajarkan anda menyiapkan dokumentasi untuk menggambarkan aspek dari sistem informasi. Kita tunjukan anda bagaimana menggambar diagram alur data dan flowchart untuk menggambarkan logika dan komponen fisik dari sistem informasi. Kita juga menjelaskan kamus data. Entri di kamus data menyangkup keterangan data, file, dan proses dalam sistem informasi. Ketika anda selesai belajar bab ini, anda seharusnya dapat menguraikan beberapa kemudahan dalam penyiapan dan menggunakan dokumentasi sistem informasi.
Tujuan Pembelajaran
- untuk membaca dan ealuasi
dokumentasi system informasi
- untuk menyiapkan data
flow diagram dan flowchart sistem dari narasi
Perkenalan
Kami memperkenalkan diagram alur data, sistem flowchart dan kamus data dalam bab ini, dan kami tunjukan bagaimana membaca dan menyiapkannya. kemudahan dengan tools ini seharusnya membantu anda membaca sistem dokumentasi untuk mengerti dan mengevaluasi sebuah sistem informasi. Anda tidak bisa mencapai pembelajaran objektif pada bab ini dengan biasa membaca dan metode belajar. Oleh sebab itu, anda tidak bisa menjadi pengamat pasif di proses ini. Anda mesti bekerja sama dengan kita sesuai kita demonstrasikan tools ini. Lebih lanjut, anda harus latihan dengan tools ini untuk mengembangkan kemampuan anda.
Kami memperkenalkan diagram alur data, sistem flowchart dan kamus data dalam bab ini, dan kami tunjukan bagaimana membaca dan menyiapkannya. kemudahan dengan tools ini seharusnya membantu anda membaca sistem dokumentasi untuk mengerti dan mengevaluasi sebuah sistem informasi. Anda tidak bisa mencapai pembelajaran objektif pada bab ini dengan biasa membaca dan metode belajar. Oleh sebab itu, anda tidak bisa menjadi pengamat pasif di proses ini. Anda mesti bekerja sama dengan kita sesuai kita demonstrasikan tools ini. Lebih lanjut, anda harus latihan dengan tools ini untuk mengembangkan kemampuan anda.
Auditor, analisis sistem, murid-murid dan pihak yang
berkepentingan lainnya menggunakan dokumentasi untuk mengerti, menjelaskan dan
memperbaiki sistem informasi kompleks.
Pertama, pertimbangkan "tipikal" sistem informasi.
Asumsikan bahwa sistem ini adalah berbasis komputer, mempunyai jumlah terminal
terhubunh melalui hubungan telekomunikasi,yang digunakan oleh lusinan orang
didalam dan diluar organisasi, ratusan program yang melakukan fungsi untuk
hampir setiap departemen di organisasi, ribuan proses transaksi dan ratusan
permintaan manajemen informasi dan orang di seluruh organisasi menyiapkan input
dan mendapatkan sistem output. Untuk sistem tersebut,
kita membutuhkan "gambar daripada keterangan narasi, untuk
"melihat" dan menganalisa semua input dan output. Contohnya, dengan
sistem flowchart, kita bisa menganalisa aliran dokumen melalui operasi,
manajemen dan sistem informasi. dan kita bisa mengerti siapa yang mendapatkan
output dan dimana mereka mendapatkannya. Barangkali analisa kita akan menuntun
perbaikan sistem. Kita yakin itu, setelah menyiapkan dan menggunakan sistem
informasi dokumentasi, anda akan setuju bahwa diagram alur data dan flowchart
jauh lebih efisien (dan efektif) dari narasi untuk bekerja dengan sistem yang
kompleks. Aplikasi dari tools ini, bahkan pada sistem yang relatif sederhana
digambarkan di buku ini, harus meyakinkan anda tentang fakta ini.
Di samping menggunakan dokumentasi untuk mengerti dan memperbaiki sistem, sebuah organisasi bisa menggunakannya untuk tujuan penting lainnya. Contohnya, dokumentasi digunakan untuk menjelaskan sistem dan melatih pegawai. Juga, dokumentasi digunakan oleh auditor untuk menggambarkan sistem informasi sehingga mengerti sistem dan mengevaluasi sistem kontrol. kita akan menggunakan tools dokumentasi seluruh sisanya dibuku. Jika anda menginvestasikan waktu sekarang untuk mempelajari tools ini dan latihan menggunakannya, usaha anda akan dihargai oleh peningkatan pemahaman anda tentang bab berikut.
Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah perwakilan grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sistem; alur data diantara komponen-komponen; dan sumber-sumber, tujuan-tujuan dan penyimpanan data. Gambar 3.1 menunjukan 4 simbol yang digunakan di DFD. Pelajari simbol dan definisi mereka sebelum membaca. Catatan : lingkaran tersebut dapat berupa sebuah entity di diagram alur data fisik atau proses di diagram alur data logika.
Gambar 3.1 Simbol diagram alur data (DFD)
Tipe-Tipe Diagram Alur Data
Diagram Konteks
Gambar 3.2 adalah contoh tipe pertama dari DFD, diagram
konteks. Diagram konteks adalah diagram tingkat atas dari sistem informasi yang
menjelaskan alur data pemasukan dan pengeluaran sistem dan pemasukan dan
pengeluaran entity eksternal.
Gambar
3.2 Diagram Konteks
Digram Alur
Data Fisik
Diagram alur data fisik adalah perwakilan
bergambar dari pertunjukan system, system internal dan entity eksternal dan
alur data masuk dan keluar dari entity ini. Entity internal adalah orang,
tempat (contoh, departemen) atau mesin (contoh, komputer) di dalam system yang
mengubah data. Oleh sebab itu DFD fisik merinci dimana, bagaimana dan oleh
siapa proses system sempurna. DFD fisik tidak memberitahu kita apa yang
sempurna. Contoh, gambar 3.3 kita melihat “juru tulis sales” mendapatkan uang
dari pelanggan dan mengirim uang bersama dengan daftar pita ke “kasir” jadi
kita bias melihat kemana uang pergi dan kita lihat bagaimana tanda terima uang
ditangkap (yaitu, daftar pita) tapi kita tidak tahu pasti, apa yang sudah
digunakan oleh juru tulis sales.
Perhatikan, DFD fisik lingkaran berlabel
dengan kata benda dan bahwa alur data yang diberi label menunjukan bagaimana data memancarkan
diantara lingkaran. Contohnya, juru tulis mengirim “form 66W” ke pembukuan.
Juga, lihat lokasi file menunjukan tepat dimana (“pembukuan”) dan label file
menunjukan bagaimana ( “ blue sales book”) system mengendalikan catatan
penjualan.
Gambar
3.3 Data Flow Diagram Fisik
Data
Flow Diagram Logis
Data Flow Diagram Logis adalah gambaran representasi dari sistem yang menunjukkan pemrosesan di dalam sistem dan aliran data yang masuk dan keluar dari proses. Kami menggunakan DFD Logis untuk mendokumentasikan sistem informasi karena kita dapat mewakili sifat logis dari sistem (tugas yang sedang dilakukan sistem) tanpa harus menentukan bagaimana, dimana, atau oleh siapa tugas dapat diselesaikan.
Keuntungan dari DFD Logis (dibandingkan dengan DFD Fisik) adalah bahwa kita dapat berkonsentrasi pada fungsi yang dilakukan sistem. Lihat, misalnya Gambar 3.4, di mana label pada data flow menggambarkan sifat dari data, bukan bagaimana data ditransmisikan. Apakah "Pembayaran" dilakukan dalam bentuk cek, uang tunai, kartu kredit, atau kartu debit? Kita tidak tahu. Apakah "Jurnal Penjualan" sebuah buku, kartu, atau file komputer? Sekali lagi kita tidak tahu. Apa yang kita tahu adalah pembayaran telah diterima, diverifikasi untuk keakuratan, tercatat dalam jurnal penjualan dan disimpan di bank. Jadi, sebuah DFD Logis menggambarkan kegiatan suatu sistem, sedangkan DFD Fisik menggambarkan infrastruktur dari sistem. Kita membutuhkan kedua gambar tersebut untuk sepenuhnya memahami sebuah sistem.
Data Flow Diagram Logis adalah gambaran representasi dari sistem yang menunjukkan pemrosesan di dalam sistem dan aliran data yang masuk dan keluar dari proses. Kami menggunakan DFD Logis untuk mendokumentasikan sistem informasi karena kita dapat mewakili sifat logis dari sistem (tugas yang sedang dilakukan sistem) tanpa harus menentukan bagaimana, dimana, atau oleh siapa tugas dapat diselesaikan.
Keuntungan dari DFD Logis (dibandingkan dengan DFD Fisik) adalah bahwa kita dapat berkonsentrasi pada fungsi yang dilakukan sistem. Lihat, misalnya Gambar 3.4, di mana label pada data flow menggambarkan sifat dari data, bukan bagaimana data ditransmisikan. Apakah "Pembayaran" dilakukan dalam bentuk cek, uang tunai, kartu kredit, atau kartu debit? Kita tidak tahu. Apakah "Jurnal Penjualan" sebuah buku, kartu, atau file komputer? Sekali lagi kita tidak tahu. Apa yang kita tahu adalah pembayaran telah diterima, diverifikasi untuk keakuratan, tercatat dalam jurnal penjualan dan disimpan di bank. Jadi, sebuah DFD Logis menggambarkan kegiatan suatu sistem, sedangkan DFD Fisik menggambarkan infrastruktur dari sistem. Kita membutuhkan kedua gambar tersebut untuk sepenuhnya memahami sebuah sistem.
Gambar 3.4 Data Flow Diagram
Logis (Diagram Level 0)
Jadi,
perhatikan bahwa proses dalam Gambar 3.4 diberi label dengan "kata
kerja" yang menggambarkan tindakan yang dilakukan, dan tidak dilabeli
dengan "kata benda" yang kita lihat dalam DFD Fisik.
Gambar 3.4 adalah perincian dari diagram konteks pada Gambar 3.2. Karena semua lingkaran-lingkaran pada Gambar 3.4 di beri nomer diikuti dengan titik desimal dan angka nol, diagram ini sering disebut dengan diagram "level 0". Anda harus menyadari bahwa setiap data yang masuk dan keluar dari lingkaran konteks pada Gambar 3.2 juga mengalir masuk dan keluar dari lingkaran pada Gambar 3.4 (kecuali untuk laporan arus diantara lingkaran-lingkaran, seperti "Data Penjualan", yang terdapat pada lingkaran di Gambar 3.2). Ketika dua DFD -dalam hal ini, konteks dan level 0- memiliki arus data yang sama dengan data eksternal, kita dapat simpulkan bahwa DFD sudah seimbang. Jika yang seimbang yaitu, diagram konteks, DFD Logis, dan DFD Fisik, berarti DFD sudah benar.
Untuk memperoleh Gambar 3.4, kita telah "merinci" diagram konteks pada Gambar 3.2 ke dalam komponen yang lebih kecil. Kami telah melihat ke dalam diagram konteks untuk melihat subdivisi utama dari "proses penerimaan kas". Subdivisi berurutan atau "perincian" dari DFD Fisik disebut partisi top-down dan ketika dilakukan dengan benar, pasti akan mengarah pada DFD yang seimbang.
Gambar 3.4 adalah perincian dari diagram konteks pada Gambar 3.2. Karena semua lingkaran-lingkaran pada Gambar 3.4 di beri nomer diikuti dengan titik desimal dan angka nol, diagram ini sering disebut dengan diagram "level 0". Anda harus menyadari bahwa setiap data yang masuk dan keluar dari lingkaran konteks pada Gambar 3.2 juga mengalir masuk dan keluar dari lingkaran pada Gambar 3.4 (kecuali untuk laporan arus diantara lingkaran-lingkaran, seperti "Data Penjualan", yang terdapat pada lingkaran di Gambar 3.2). Ketika dua DFD -dalam hal ini, konteks dan level 0- memiliki arus data yang sama dengan data eksternal, kita dapat simpulkan bahwa DFD sudah seimbang. Jika yang seimbang yaitu, diagram konteks, DFD Logis, dan DFD Fisik, berarti DFD sudah benar.
Untuk memperoleh Gambar 3.4, kita telah "merinci" diagram konteks pada Gambar 3.2 ke dalam komponen yang lebih kecil. Kami telah melihat ke dalam diagram konteks untuk melihat subdivisi utama dari "proses penerimaan kas". Subdivisi berurutan atau "perincian" dari DFD Fisik disebut partisi top-down dan ketika dilakukan dengan benar, pasti akan mengarah pada DFD yang seimbang.
Gambar
3.5 Set DFD seimbang
1. Tidak ada
diagram 2.0, sebagai proses 2.0 adalah proses dasar (tidak bisa dikembangkan
lebih jauh)
2. Berasumsikan
bahwa bulatan 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 3.1.1,
3.1.2, dan 3.2 adalah merupakan proses dasar.
Menggambar Data Flow Diagram
Kami menggunakan DFD dengan dua cara utama.
Kita dapat menggambar mereka untuk mendokumentasikan sistem yang ada, atau kita
dapat membuat mereka dari awal ketika mengembangkan sistem baru. Pembangunan
DFD untuk sistem baru akan dijelaskan dalam bab pengembangan sistem (bab 15
hingga 19). Di bagian ini, kami menggambarkan proses untuk menurunkan satu set
DFD dari sebuah narasi dari sistem yang sudah ada.
Narasi
Gambar 3.6 berisi narasi menggambarkan
sistem penerimaan kas untuk Perusahaan Causeway. Kolom pertama menunjukkan
jumlah ayat; kolom kedua berisikan nomor baris untuk teks narasi. Kami jelaskan
di sini metode teratur untuk menggambar DFD untuk sistem Causeway. Anda akan
mendapatkan manfaat besar dari bagian ini jika Anda mengikuti instruksi dengan
seksama, melakukan setiap langkah seperti yang diarahkan, dan tidak membaca
atau melihat ke depan.
Selama anda mengikuti kami, anda mungkin
ingin menggambar diagram di atas kertas flowcharting atau kertas grafik. Selain
itu, DFD Anda (dan diagram alur) akan memiliki penampilan yang lebih
profesional jika Anda menggunakan template flowcharting. Template flowcharting
adalah sebuah plastik di mana simbol charting berbagai aplikasi (seperti
lingkaran, kotak dan persegi panjang) telah dipotong. Dengan menyediakan sarana
untuk melacak simbol charting, template mempercepat gambar anda dan
mempromosikan teknik membuat chart yang baik.
Tabel
entitas dan kegiatan
Langkah pertama kami adalah untuk membuat
tabel entitas dan kegiatan. Dalam jangka panjang, daftar ini akan mengarah pada
persiapan lebih cepat dan lebih akurat dari DFD dan flowchart sistem karena
menjelaskan informasi yang terdapat dalam narasi dan membantu kita untuk
mendokumentasikan sistem dengan benar.
Untuk memulai meja entitas dan kegiatan
anda, melalui narasi baris demi baris dan menempatkan sebuah kotak di sekitar
kejadian pertama dari setiap entitas internal dan eksternal. Setelah Anda telah
menempatkan kotak di masing-masing perusahaan, daftar setiap entitas, dan
kemudian membandingkan daftar ke dalam daftar di kolom pertama dari tabel 3.1.
lihat bahwa narasi mengacu pada beberapa entitas dalam lebih dari satu cara.
Sebagai contoh, kita memiliki "ruang surat" pada baris 3 dan
"petugas" pada baris 5.
Gambar
3.6 Narasi Dari Sistem Lintasan Penerimaan Kas
Tabel
3.1 Entitas dan kegiatan untuk penerimaan kas Causeway
Karena terminal tidak muncul untuk
melakukan pengolahan apapun, tetapi tampaknya menjadi bagian dari komputer
pusat. Sebelum membaca, selesaikan segala perbedaan antara daftar entitas dan
daftar di kolom pertama dari tabel 3.1.
Selanjutnya siapkan tabel entitas dan
kegiatan Anda melalui narasi dan lingkaran setiap kegiatan yang dilakukan.
Darimana kegiatan itu berasal, diubah, atau menerima data. Daftar setiap
kegiatan dalam urutan yang muncul dalam narasi. Daftar kegiatan pada entitas
adalah yang melakukan aktivitas. setelah Anda memiliki semua kegiatan yang
tercantum, berikan berturut-turut nomor setiap aktivitas. Bandingkan daftar
kegiatan ke dalam tabel. Perhatikan bahwa terdaftar baik 7 kegiatan dan
kegiatan 8. Mungkin kegiatan 7 berkaitan dengan aktivitas 8 sehinggal tidak
perlu dicatat. Namun, lebih baik untuk mendaftarkan kegiatan yang ragu-ragu
tersebut daripada melewatkannya. Melihat bagaimana kita terdaftar 15 aktivitas,
ditemukan pada baris 23 dan 24 --- kita dapat merubah ke bentuk aktif dari kata
kerja "memberitahu" sehingga kita bisa menunjukkan aktivitas di pada
entitas yang melakukan tindakan. Sebelum membaca, periksa kembali daftar
kegiatan hingga sesuai dengan data pada tabel.
Menggambar
Diagram Konteks
Kami tidak siap untuk menggambar diagram
konteks. Karena diagram konteks terdiri dari lingkaran saja, kita dapat mulai
diagram konteks kita dengan menggambar satu lingkaran di tengah kertas kami.
Selanjutnya, kita harus menarik kotak entitas. Untuk melakukan ini, kita harus
memutuskan mana dari entitas dalam table 3.1 bersifat eksternal dan akan
menjadi sumber atau tenggelam, dan yang bersifat internal ke sistem.
Pedoman 1
Termasuk dalam konteks sistem (bubble) setiap
entitas yang melakukan kegiatan informasi satu atau lebih pengolahan.
Informasi kegiatan pengolahan adalah mereka
yang kegiatan mengubah data. Informasi kegiatan pengolahan meliputi persiapan
dokumen, entri data, verifikasi, klasifikasi, pengaturan atau pemilahan,
perhitungan, dan rangkuman. Data pengiriman dan penerimaan tidak informasi
kegiatan pengolahan karena mereka tidak mengubah data.
Untuk mengetahui mana entitas melakukan
kegiatan pengolahan informasi tidak ada, kita harus memeriksa tabel entitas dan
kegiatan dan menghilangkan kegiatan yang tidak proses kegiatan informasi. Pergi
melalui meja Anda entitas dan kegiatan dan mencoret semua kegiatan yang tidak
melakukan kegiatan pengolahan informasi.
Pedoman 2
Sertakan hanya rutinitas pemrosesan normal,
tidak terkecuali rutinitas atau rutinitas kesalahan pada diagram konteks, DFD fisik,
dan tingkat 0 DFD logis. Karena kegiatan 15 hanya terjadi ketika data
pembayaran mengandung kesalahan, kita menghilangkan kegiatan ini untuk saat
ini.
Tabel entitas dan kegiatan, dengan kegiatan
dieliminasi dicoret, sekarang harus menunjukkan bahwa ruang surat, piutang,
kasir, dan komputer melakukan proses dan informasi bahwa pelanggan, bank, dan
buku besar kantor.
Pedoman 3
Termasuk pada semua dokumentasi sistem (dan
hanya) kegiatan yang dijelaskan dalam narasi sistem . Karena ada tiga entitas
eksternal ke sistem-lintas uang tunai penerimaan custemer, bank, dan kantor
buku besar - Anda harus mengambil tiga kotak di atas kertas Anda mengelilingi
gelembung konteks satu. Selanjutnya, menggambar dan label arus data yang
menghubungkan entitas eksternal dengan gelembung. Karena logis (versus fisik)
label biasanya digunakan pada diagram konteks, Anda harus melakukan yang
terbaik untuk mendapatkan label logis untuk arus. Langkah terakhir adalah untuk
label gelembung konteks. Tulis label deskriptif yang mencakup pengolahan yang
terjadi dalam sistem. Label kami dalam gambar 3.7 menunjukkan ruang lingkup
dari sistem lintas - yaitu, reccipt kas dari sumber lain.
Gambar 3.7 adalah diagram konteks jalan
lintas selesai. bandingkan dengan diagram konteks Anda, dan menyelesaikan
setiap perbedaan. Perhatikan bahwa kita termasuk persegi tunggal untuk banyak
pelanggan. Panduan yang berikut berlaku.
Pedoman 4
Ketika beberapa entitas beroperasi identik,
menggambarkan hanya satu untuk mewakili semua.
Menggambar
Diagram fisik saat Data Flow
Untuk menjaga DFD fisik saat ini seimbang
dengan diagram konteks, DFD Mulai saat ini fisik Anda dengan menggambar tiga
entitas exrenal dari diagram konteks dekat tepi kertas sepotong. Selanjutnya,
menggambar dan label setiap aliran data yang masuk ke dua tenggelam dan keluar
dari sumber tunggal. Biarkan tengah halaman, di mana kita akan sketsa sisa
diagram, sebagai kosong mungkin. Karena ini DFD fisik, aliran data harus
memiliki label yang menggambarkan sarana yang aliran dicapai. Misalnya,
pembayaran dari pelanggan sekarang harus diberi label "Cek dan saran pengeluaran
uang".
Karena setiap entitas internal yang
tercantum dalam Tabel 3.1, tabel entitas dan kegiatan, menjadi gelembung dalam
DFD fisik kita, kita tahu bahwa saat ini DFD fisik kita akan berisi empat
gelembung: masing-masing untuk bagian surat-surat, kasir, piutang, dan
komputer. Kami akan mulai menambahkan keempat gelembung dengan terlebih dahulu
menggambar gelembung pada diagram kita yang menghubungkan sumber dan tenggelam.
Selama proses ini, Anda harus mempertimbangkan semua kegiatan "kirim"
dan "Menerima" dan kegiatan timbal balik tersirat. Misalnya,
aktivitas 1 menunjukkan bahwa ruang surat "menerima" cek dan saran
pengiriman uang.
Gambar
3.7 Lintasan Diagram Konteks
Seperti yang dikatakan sebelumnya,
implikasinya adalah bahwa pelanggan "mengirimkan" barang-barang.
Menggambar dan label gelembung ruang surat, gelembung piutang, dan gelembung
kasir. Gunakan aliran data untuk menghubungkan masing-masing tiga gelembung
untuk yang berhubungan dengan entitas eksternal.
Untuk melengkapi DFD fisik, kita harus
melewati beberapa tabel entitas dan aktivitas utama sekali lagi dan menarik
semua entitas yang tersisa dan arus. Ikuti bersama dengan kami saat kami
menyelesaikan diagram. Kegiatan 5 menunjukkan hubungan antara ruang surat dan
piutang. Kegiatan 6 menunjukkan hubungan antara ruang surat dan kasir. Kegiatan
8 memberitahu kita bahwa penagih piutang memasukkan data ke dalam komputer.
Gambarlah gelembung komputer, label "4.0", dan menghubungkannya ke
piutang. Untuk melakukan aktivitas 9, piutang harus menerima laporan dari
komputer. Menggambar dan label satu atau dua aliran (kami memilih dua aliran).
Untuk melakukan aktivitas 11, kasir harus menerima slip setoran dari komputer.
Kegiatan 13 menyiratkan bahwa piutang master file harus dibaca sehingga catatan
faktur terbuka dapat diambil. Menarik piutang master file dan aliran dari file
ke komputer gelembung. Perhatikan bahwa label pada file menunjukkan bahwa media
penyimpanan fisik disk. Kami menggambar aliran hanya dari file karena
permintaan data tidak aliran data. Oleh karena itu, kita tidak menunjukkan
permintaan untuk catatan faktur terbuka. Pergerakan catatan keluar dari file
dalam menanggapi permintaan ini adalah aliran data dan ditampilkan. Juga,
perhatikan bahwa kita tidak menunjukkan aliran dari file induk piutang rekening
langsung ke gelembung piutang. Karena piutang master file adalah file komputer,
hanya komputer dapat membaca atau menulis file tersebut.
Karena catatan faktur terbuka harus dibaca
ke dalam komputer, diperbarui dan kemudian membaca kembali ke akun master file
piutang., Aktivitas 14 membutuhkan aliran data dari dan ke akun master file
piutang. (Kami menarik aliran data dari file untuk aktivitas 13). Kegiatan 17
mengharuskan kita menggambar sebuah file untuk rekaman log dan bahwa kita menarik
data dari komputer ke file, di mana aktivitas 16 mengharuskan kita menggambar
aliran dari file log. Akhirnya, untuk menggambarkan aliran data yang dibutuhkan
untuk mencetak laporan menunjukkan dalam kegiatan 18 dan 19, kita perlu untuk
menarik arus dari kedua file ke komputer. Anda mungkin berterima kasih bahwa
semua aliran masuk dan keluar dari file-file tersebut tidak diperlukan. Kami
menawarkan saran dari sebuah panduan.
Pedoman 5
untuk kejelasan,
menggambar aliran data untuk setiap aliran masuk dan keluar af file.
Angka 3.8 adalah
DFD causeway selesai fisik saat ini. bandingkan dengan diagram dan, sebelum
membaca pada, menyelesaikan segala perbedaan. Anda harus menyadari bahwa ada
file antara ruang surat dan kasir. file ini, tidak disebutkan dalam cerita,
telah ditambahkan untuk menunjukkan bahwa casshier harus berpegang pada batch
cek sampai slip setoran dicetak pada terminal.we komputer menawarkan pedoman
berikut:
pedoman 6
jika file secara
logis diperlukan (yaitu, karena adanya keterlambatan antara proses), termasuk
file dalam diagram, apakah atau tidak disebutkan dalam cerita.
harus kita menarik file untuk menunjukkan
bahwa batch saran remittance dan total batch yang dipertahankan dalam piutang
sampai laporan komputer yang diterima? kita bisa. Anda harus menggunakan
pedoman 6 hati-hati, bagaimanapun, sehingga Anda tidak menarik ini DFD yang
berantakan dengan file dan karena itu sulit untuk dibaca. Anda perlu
menggunakan penilaian Anda.
menggambar
diagram logis saat ini aliran data
DFD logis saat ini menggambarkan kegiatan
logis yang dilakukan dalam sistem. karena tingkat 0 s DFD menggambarkan
pengelompokan tertentu dari kegiatan logis, kita mulai tingkat 0 DFD dari
menghitung activiteis dalam sistem, kemudian, kami kelompok kegiatan tersebut.
jika Anda telah mengikuti bersama kami, Anda
sudah
memiliki daftar kegiatan yang akan dimasukkan dalam DFD tingkat 0. Anda tahu
apa yangdaftar itu? kegiatan untuk dimasukkan dalam tingkat 0 DFD adalah
kegiatan yang tersisa di meja entitas dan kegiatan, meja 3.1, setelah kami
harus menghapus semua non-informasi kegiatan pengolahan. daftar kami meliputi
kegiatan 2,3,4,8,9,11,13,14,16,17,18 dan 19. ingat bahwa, saat ini, kita tidak
menganggap kegiatan lain karena kegiatan lainnya baik yang dilakukan dalam
tindakan lainnya dari normal situasi dan karena itu tidak termasuk pada tingkat
0 DFD, atau hanya mengirim atau menerima data. pedoman severel akan membantu
kita untuk mengelompokkan kegiatan.
pedoman 7
kegiatan kelompok
jika mereka terjadi di tempat yang sama dan pada waktu yang sama.
Misalnya, kegiatan 2 dan 3 yang dilakukan
di ruang surat oleh petugas sebagai setiap pembayaran diterima.
Aliran Data Diagram
pedoman 8
kegiatan kelompok
jika mereka terjadi pada saat yang sama tapi di tempat yang berbeda.
misalnya, aktivitas 11 dilakukan oleh kasir
"segera" setelah komputer mencetak slip setoran dalam kegiatan 16.
pedoman 9
kegiatan kelompok yang tampaknya logis
terkait, untuk menghilangkan satu-aktivitas gelembung sedapat mungkin.
pedoman 10
untuk membuat DFD
dibaca, gunakan antara lima dan tujuh gelembung.
kami telah menemukan bahwa kita dapat
mengikuti panduan ini lebih mudah jika kita "semacam" tingkat 0
kegiatan. meskipun ada beberapa cara untuk mengurutkan kegiatan, pemilahan
kronologis menyebabkan lebih cepat untuk solusi. cobalah memilah kegiatan dalam
urutan kronologis, kemudian meninjau tabel 3.2 untuk melihat seberapa dekat
daftar diurutkan datang ke kita. menyelesaikan perbedaan sebelum pindah.
TABEL 3.2 kegiatan logis (diurutkan secara
kronologis) untuk sistem penerimaan kas
Jika kita menerapkan pedoman 8 (yaitu, waktu yang sama tetapi tempat
yang berbeda) untuk pengelompokan sebelumnya, kita bisa menggabungkan kegiatan
8 dan 13, 14 dan 17, 16 dan 11, dan 9, 18 dan 19 Solusi ini juga baik-baik
saja, dan sedikit lebih baik dari solusi pertama kami karena kami sekarang
memiliki lima gelembung dan kami hanya memiliki satu single-kegiatan gelembung.
Jika kita menerapkan pedoman 9 (yaitu, kegiatan logis terkait), kita
dapat menggabungkan kegiatan 2, 3, dan 4. Meskipun hal ini membuat kita dengan
hanya empat gelembung solusi ini unggul dua yang pertama karena kita tidak
memiliki satu aktivitas gelembung.
Singkatnya, kelompok kami adalah
- Kelompok 1: kegiatan 2, 3, 4
- Kelompok 2 : kegiatan 8, 13, 14, 17
- Kelompok 3 : kegiatan 16, 11
- Kelompok 4 : kegiatan 18, 19, 9
Setelah Anda memilih kelompok Anda, berikan masing-masing kelompok
sebuah nama yang menggambarkan aktivitas logis dalam kelompok dan menarik
contoh DFD. Sebagai contoh kami
melebelkan gelembung 1.0 "penerimaan kas menangkap" karena yang
terdiri dari semua kegiatan setelah pembayaran dikirim oleh pelanggan sampai
pembayaran mengetik ke dalam komputer. Kami label bubble "koleksi Rekam
pelanggan" 2.0 karena kegiatan dalam catatan 2,0 gelembung pembayaran pada
file piutang master.
Untuk menggambar DFD logis, Anda harus mulai dengan cara yang sama
yang Anda mulai menggambar DFD fisik saat ini. Gambarkan entitas eksternal
dekat tepi kertas. Menggambar dan label mengalir ke dan dari entitas eksternal,
sementara meninggalkan pusat halaman kosong untuk menerima sisa iagram
tersebut. Karena ini adalah DFD logis, data yang mengalir ke dan dari entitas
harus memiliki deskripsi logis (misalnya, deskripsi digunakan pada Selesaikan
setiap perbedaan diagram Anda akan terlihat seperti itu dalam gambar 3.9 jika
Anda menggunakan pengelompokan kami jelaskan.. Banyak pengelompokan lain yang
mungkin dalam pedoman. Setiap kelompok yang berbeda harus mengarah pada DFD
logis yang berbeda.
Ringkasan Menggambar
Diagram aliran data
Pada bagian ini, kami merangkum apa yang telah kita pelajari tentang
menggambar DFD, dan kami menyajikan petunjuk untuk membantu Anda menggambar
diagram sana. Akhirnya, kami memberikan beberapa pedoman baru untuk menangani
beberapa kasus khusus yang tidak muncul ketika kita menarik Lintasan DFD.
Gambar
3.9 Lintasan DFD Logis
Pertama dan terpenting jangan biarkan kekakuan dokumentasi
mendapatkan int cara menggunakan diagram untuk memahami sistem. Kami telah
menyajikan banyak pedoman, petunjuk, dan instruksi untuk membantu Anda
menggambar DFD. Gunakan pertimbangan Anda dalam menerapkan informasi ini.
Akan ada saat-saat ketika
fungsi operasional melakukan kegiatan pengolahan informasi. Sebagai contoh,
ketika departemen menerima menyiapkan dokumen yang menunjukkan berapa banyak
widget telah diterima, yang primally unit operasi, sedang melakukan aktivitas
pemrosesan informasi. Gudang dan departemen pengiriman lainnya operasi unit
yang sering melakukan kegiatan pengolahan informasi, pedoman berikut berlaku:
Pedoman 11
Sebuah aliran data harus pergi ke alun-alun entitas operasi pada
saat fungsi operasi hanya harus dilakukan oleh entitas tersebut. Sebuah aliran
data harus memasukkan gelembung jika entitas operasi adalah untuk performe
kegiatan pemrosesan informasi.
Sebagai contoh, ketika sebuah entitas operasi menerima barang, DFD
fisik bisa menunjukkan baik "menerima" kotak atau
"menerima" gelembung, sedangkan DFD logis mungkin menunjukkan baik
kotak departemen menerima atau "selesai menerima laporan" gelembung.
Pada DFD fisik, membaca file komputer dan menulis ke file komputer
harus melalui gelembung komputer. Tak mungkin ada aliran data yang mundur pada
DFD logis. Jika Anda memiliki aliran data akan kembali ke titik pengolahan
sebelumnya (yaitu gelembung bernomor lebih rendah), Anda memiliki representasi
fisik dari aliran atau proses.
Apakah tidak ada kesempatan ketika proses tidak dapat berjalan
sesuai rencana? Ya, ada-dan dalam kasus seperti tindakan yang diperlukan akan
ditangani oleh proses yang disebut pengecualian rutinitas atau transaksi yang
salah. Pengolahan yang dilakukan di lain-dari normal situasi harus
didokumentasikan di bawah 0 tingkat DFD dengan menolak bertopik yang menunjukkan
bahwa proses yang luar biasa harus dilakukan. Sebuah rintisan menolak adalah
aliran data ditugaskan label "Tolak" yang meninggalkan gelembung tapi
tidak pergi ke gelembung lain atau mengajukan tersebut menolak bertopik, yang
hanya ditunjukkan di tingkat bawah diagram, dapat ditambahkan tanpa membawa set
diagram tidak seimbang.
Sistem Flowchart
Sebuah flowchart sistem representasi grafis dari sistem informasi,
proses, arus logika, input, output, dan file, sebagai sistem operasi entitas,
terkait aliran fisik, dan kegiatan yang berkaitan dengan sistem informasi.
Mengandung baik manual dan kegiatan komputer, flowchart sistem menyajikan
render logis dan fisik dari siapa, apa, bagaimana, dan di mana dari informasi
dan proses operasional.
Dengan menggabungkan aspek fisik dan logis dari sistem, flowchart
sistem memberi kita gambaran yang lengkap dari suatu sistem. DFD fisik dan
logis menggambarkan setiap aspek dari sistem. Selain itu, flowchart sistem
meliputi konteks operasional dan manajemen untuk sistem. aspek ini diabaikan
dalam DFD. Auditor menggunakan diagram alur sistem untuk memahami sistem dan
untuk menganalisis kontrol sistem.
